De verwerkingsverantwoordelijke is Stichting Overheidsaccountantsbureau (SOAB). Indien SOAB optreedt als onafhankelijke facilitator of adviseur in een wervingstraject namens een opdrachtgever, worden afspraken over rollen en verantwoordelijkheden expliciet vastgelegd. SOAB heeft een interne privacy contactpersoon die toezicht houdt op de naleving van privacywetgeving en die bereikbaar is via: privacy@soab.cw.

Via het portaal kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens worden verwerkt: identificatie- en contactgegevens (zoals naam, adres, e-mail en telefoonnummer), sollicitatiegegevens (zoals CV, motivatiebrief, opleiding en werkervaring, competenties en beschikbaarheid) en procedurele gegevens (zoals beoordelingen, correspondentie en selectienotities). Persoonsgegevens worden in beginsel rechtstreeks van de sollicitanten verkregen via het portaal en, indien van toepassing, aangevuld met gegevens die voortvloeien uit de selectieprocedure, zoals beoordelingen en referentiechecks.

Sollicitanten wordt verzocht geen bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens, religieuze of politieke overtuiging) te verstrekken, tenzij dit expliciet en rechtmatig wordt gevraagd. Indien dergelijke gegevens toch door de sollicitant wordt verstrekt, zal SOAB deze, voor zover mogelijk, afschermen en niet betrekken bij de beoordeling. In voorkomende gevallen worden deze gegevens zo spoedig mogelijk verwijderd, tenzij bewaring noodzakelijk is in het kader van een wettelijke verplichting of voor de afhandeling van een geschil.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk voor het kunnen beoordelen van de sollicitatie en het uitvoeren van de selectieprocedure. Dit betreft in ieder geval identificatie- en contactgegevens en de inhoud van de sollicitatie (zoals CV en motivatie). Indien deze noodzakelijke gegevens niet (volledig) worden verstrekt, kan dit tot gevolg hebben dat de sollicitatie niet in behandeling kan worden genomen met als gevolg dat deelname aan de selectieprocedure niet mogelijk is.

SOAB verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het zorgvuldig, transparant en controleerbaar uitvoeren van werving- en selectieprocedures. Dit omvat het beoordelen van sollicitaties, het documenteren van het proces en het informeren van kandidaten over de voortgang.

Daarnaast kunnen persoonsgegevens in beperkte mate worden verwerkt voor ondersteunende doeleinden die niet samenhangen met een zorgvuldige uitvoering van het proces, zoals:

• het beheer en de beveiliging van het digitale werving- en selectieportaal en de onderliggende systemen;
• het waarborgen van de integriteit, betrouwbaarheid en continuïteit van het selectieproces (waaronder logging en controle);
• het afhandelen van vragen, klachten en eventuele geschillen;
• het voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Deze verwerkingen blijven steeds beperkt tot wat noodzakelijk is en worden niet gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de oorspronkelijke doeleinden van de verwerking.

De verwerking van persoonsgegevens in het kader van werving en selectie vindt primair plaats op basis van de noodzaak om, op verzoek van de sollicitant, stappen te kunnen zetten voorafgaand aan het mogelijk aangaan van een arbeidsovereenkomst. Daarnaast kan verwerking plaatsvinden op basis van het gerechtvaardigd belang van de opdrachtgevers bij een zorgvuldig, objectief en controleerbaar werving- en selectieproces.

Voor specifieke verwerkingen die niet strikt noodzakelijk zijn voor de sollicitatieprocedure, kan SOAB de betrokkene om afzonderlijke en gerichte toestemming vragen. Dit geldt bijvoorbeeld voor het langer bewaren van gegevens met het oog op toekomstige vacatures (talentpool). Dergelijke toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken zonder gevolgen voor de lopende sollicitatieprocedure.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met personen die direct betrokken zijn bij de procedure, zoals medewerkers van SOAB, leden van de selectiecommissie en, indien nodig, externe adviseurs. Alle betrokkenen zijn gebonden aan geheimhouding.

SOAB kan daarnaast gebruikmaken van externe dienstverleners (verwerkers), zoals leveranciers van het digitale portaal, hostingproviders of IT-ondersteuningspartijen. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van SOAB en op basis van overeenkomsten waarin passende beveiligings- en vertrouwelijkheidsafspraken zijn vastgelegd.

Persoonsgegevens worden binnen Curaçao verwerkt of, indien van toepassing, binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In geval dat gegevens buiten Curaçao of de EER worden verwerkt, draagt SOAB er zorg voor dat passende maatregelen worden getroffen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, zodat een passend beschermingsniveau is gewaarborgd.

Gegevens van niet-geselecteerde kandidaten worden uiterlijk 12 maanden na afronding van de procedure verwijderd, tenzij de kandidaat expliciet toestemming heeft gegeven voor een langere bewaartermijn.

Langere bewaring vindt uitsluitend plaats voor een specifiek en vooraf bepaald doel, zoals het benaderen van kandidaten voor toekomstige vacatures (talentpool). Voor deze aanvullende verwerking wordt afzonderlijk en expliciet toestemming gevraagd. De gevraagde toestemming wordt apart vastgelegd en is niet gekoppeld aan het afronden van de sollicitatie.

De betrokkene kan deze toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de behandeling van een eventuele lopende sollicitatieprocedure. Na intrekking van de toestemming worden de betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk verwijderd, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is op grond van een wettelijke verplichting of in verband met een geschil.

SOAB treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beveiligde verbindingen en toegangsbeperkingen, om persoonsgegevens te beschermen. SOAB kan in het kader van beveiliging loggegevens verwerken om ongeautoriseerde toegang te voorkomen en incidenten te onderzoeken.

Betrokkenen hebben verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. Deze rechten volgen uit de Landsverordening bescherming persoonsgegevens (LBP) en, indien van toepassing, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Het betreft onder meer het recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van de verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast hebben betrokkenen het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang.

Bij verwijdering van persoonsgegevens kan deelname aan de selectieprocedure niet langer mogelijk zijn.

Betrokkenen hebben tevens het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder indien zij van mening zijn dat hun persoonsgegevens niet rechtmatig worden verwerkt.

Verzoeken tot uitoefening van deze rechten kunnen worden ingediend via: privacy@soab.cw.

SOAB behandelt dergelijke verzoeken binnen de toepasselijke wettelijke termijnen.

SOAB behoudt zich het recht voor dit document te wijzigen. De meest actuele versie is te vinden via het werving- en selectieportaal.